bigi‘s antworten

Zeitmanagement 3 / Ordnung

Was wir in dieser Beitragsreihe schon behandelt haben.

1) Wofür brauche ich Zeit

hier der Link

2) Zeitverschwendung

hier der Link

Was wir in diesem Beitrag behandeln werden:

3) Ordnung

Viel Zeit geht verloren, wenn Ihr im Chaos lebt. Damit ist nicht nur die Unordnung auf dem Schreibtisch gemeint. Es herrscht Unordnung auf dem Desktop, in der Agenda, in den CAD-Dateien, in den zwischenmenschlichen Beziehungen im Team, sowie im Privatleben.

Kann sein, dass jemand von Euch schon immer auf einem chaotischen Schreibtisch und einem Desktop voller Ordner und einzelne Dateien gearbeitet hat. Die Ausreden sind immer die gleichen: “Bisher hatte ich nie Probleme.” “Ich finde immer alles in meinem Chaos. Wenn ich aufräume, finde ich nichts mehr.”

Die Tatsache ist, wer immer im Chaos lebt, lernt nicht richtig Ordnung zu schaffen. Einmal Ordnung machen reicht nicht. Es braucht System, Struktur und Gewohnheit. Weiter seid ihr nicht alleine, weder im Studium noch am Arbeitsplatz. Im Studium arbeitet Ihr in Gruppen, und wenn Ihr alleine arbeitet, braucht Ihr vor einer Abgabe Helfer. Im Arbeitsalltag arbeiten stets mehrere Personen an einem Projekt. In den ersten Jahren werdet Ihr zwischen Projekten wechseln. Die Unordnung, die ihr hinterlässt, verlangsamt die Arbeit im ganzen Team. Es ist schon schwer genug, in gut strukturierte Projekten von anderen Personen einzusteigen, stellt Euch vor, in einem chaotischen Projekt einzusteigen. Im Studium sowie im Berufsalltag wird viel Zeit damit verschwendet, in chaotischen Projekten einzusteigen.

Also, wo könnt Ihr Ordnung schaffen, um Zeit zu gewinnen?

Gedanken

Ordnung beginnt und Endet im Kopf. Wieviele Minuten am Stück könnt Ihr konzentriert arbeiten ohne ans Feierabend, ans Wochenend oder an Ferien zu denken? Könnt Ihr Eure Freizeit und Momente mit Mitmenschen geniessen, ohne an die Arbeit zu denken? Wenn nicht ist es an der Zeit etwas zu unternehmen und Euch mit Euren Denkmustern und Gewohnheiten auseinandersetzen.

Was genau am Projekt beschäftigt Euch so sehr, dass Ihr auch in der Freizeit daran denken müsst? Was könnt Ihr unternehmen, damit Ihr nächstes mal die Arbeit bei der Arbeit lässt und mit einem freien Kopf ins Feierabend gehen könnt? Wer könnte Euch dabei helfen?

Wie viele ungelöste Probleme schwirren ständig in Eurem Kopf? Mit wie viel irrelevantem Inhalt aus TV, sozialen Medien und Nachrichten füllt Ihr Eure Köpfe? Sprecht Ihr Probleme mit Euren Mitmenschen an oder schiebt Ihr diese auf bessere Zeiten auf? Wieviel unnötigen Groll pflegt ihr von vergangenen Diskussionen, welches immer wieder Eure Gedanken besetzt? Wieviel von den negativen Gedanken in Eurem Kopf ist nur unnötiges Jammern, welches ihr Euch abgewöhnen könnt?

Plant in Euren Agenden physische Aktivitäten und Ruhephasen ein, um auch richtig von der Arbeit und vom privaten Alltag abzuschalten.

Sucht Wege um von der ständigen Ablenkung durch „Smart“phones abzukommen.

Computer

Wie sieht euer Desktop aus? Wisst Ihr auswendig, wo sich welche Dateien befinden? Könntet Ihr jemanden telefonisch auf Eurem Desktop zurechtweisen, ohne dass Ihr Euer Desktop sieht? Habt Ihr Euer Ablagesystem anhand der Erfahrungen im letzten Semester optimiert oder werdet Ihr so weitermachen und auch im nächsten Semester auf dem Desktop Chaos ansammeln und eine volle HD haben?

Stellt eine Ordnerhierarchie her. Z.B.: Datum – Projektname – Projektphase. Gebt den Dateien Namen, die Euch die Suche erleichtern. Z.B.: Projektnummer_Projektname_Datum_Inhalt

Arbeitsplatz 

Im Unterschied zum Computer geht es hier um physische Objekte, die Euch wirklich im Wege stehen. Ihr könnt den Bildschirm ausschalten und die Unordnung ist weg. Das Chaos am Arbeitsplatz ist jedoch ständig präsent, lenkt Euch ab und verlangsamt die kreativen Denkprozesse. Stellt Euch nach jedem bei Jedem Unterbruch oder Zwischenstand folgende Frage: Was brauche ich nach der Pause, am nächsten Morgen, nächste Woche, nach den Ferien, um die Arbeit sofort und effizient weiterführen zu können? Umgibt Euch nur mit den Objekte, Unterlage und Menschen, die Ihr für die Aufgabe wirklich benötigt und versteckt den Rest. Vor allem bei Abschluss einer Aufgabe oder einem Projekt sollt Ihr aufräumen und unnötiges aussortieren. Es reist sich schneller und besser mit leichtem Gepäck.

Wohnung 

Wie sieht Eure Wohnung aus bevor Ihr am morgen rausgeht und am Abend vor dem schlafen gehen? Wenn Ihr morgens im Chaos erwacht, ist der Tag von Chaos geprägt. Wenn Ihr nach der Arbeit ins Chaos nach Hause kommt ist der Abend von Chaos geprägt.

Wieviele Male pro Tag oder Pro Woche müsst Ihr ‘kurz’ etwas suchen, weil es nicht griffbereit ist? Wieviele Stunden wendet Ihr dann auf, wenn Ihr alles aufs mal aufräumen müsst, weil es nicht anders geht? Könnt Ihr zu jeder Tageszeit spontane Besucher empfangen oder Leute einladen und die Zeit zusammen sofort geniessen, ohne aufräumen zu müssen?

Agenda

Führt Ihr eine Agenda? Oder geht Ihr Eure Termine an so wie’s kommt? Wenn vor Semesterbeginn die nächsten 4 Monate in Eurer Agenda leer sind, stimmt etwas nicht. Wenn sie voll ist und keine Freizeit zulässt stimmt etwas nicht. Habt Ihr Prioritäten oder lässt Ihr Euch von hunderten ungeplanten Tätigkeiten ablenken, weswegen Ihr dann wichtiges aufschiebt? So wie Ihr den Projektaufwand einplant, könnt Ihr Zeitblöcke mit Mitmenschen, sportlichen Aktivitäten, Hobbys und Phasen des Nichts Tun einplanen. Dieser Tipp kann Euch banal erscheinen. Es ist aber schnell geschehen, dass Ihr tagelang nur entwirft und zwischendurch etwas isst und hie und da schläft, wenn ihr die anderen Aktivitäten nicht notiert habt.

Referenzen

Wo legt Ihr all die Referenzprojekte ab, die ihr in den Internet-Recherchen, auf Seminarreisen, in den Ferien sammelt? Habt Ihr schon ein ausgeklügeltes Ablagesystem bevor Ihr eine Datei speichert? Wie viel Zeit wendet Ihr auf, wenn Ihr in all Euren Dateien z.B. nach einem Holzrahmen-Fenster in einem Zweischalen-Mauerwerk sucht? Oder fängt jede Suche mit einer neuen Internet-Recherche an?

Schiesst Ihr auch auf jeder Reise 1000 Fotos von Gebäuden mit der Idee, diese danach ordnen zu wollen? Oder habt Ihr schon vor der Reise Themenordner erstellt und macht jeweils am Abend oder bei der Rückreise eine Vorselektion.

Passt auf und stürzt Euch nicht ins zwanghafte sammeln von tausenden von “speziellen” Gebäuden, die Euch bei späteren Projekten inspirieren sollten. Ihr werdet nie im Leben jedes einzelne Bild nochmals anschauen. Jede Referenz die Ihr sammelt gibt Arbeit in Form von Selektion, Ordnen, Löschen, Umbenennen, Bearbeiten. Jede zusätzliche Datei verzögert die Suche um einige Sekunden. Überlegt Euch gut, welche Aspekte eines Objekts für Eure Arbeit relevant sind und sammelt nur diese. Fotos und Dateien sind nicht die einzige Art, um Referenzen zu sammeln. Skizzen und Notizen zum Kontext oder zur Stimmung reichen aus. Nehmt Euch lieber Zeit um das Objekt bewusst zu beobachten und Euch Gedanken dazu zu machen.

Allgemein

Wenn Ihr am Ende des Semesters all diese ‘kurz etwas suchen’ Momente und dringenden Aufräumaktionen zusammenzählt ergibt es mehrere Stunden wenn nicht Tage. Stellt Euch vor Ihr hättet im letzten Semester ein bis zwei Tage mehr Zeit zur Verfügung gehabt.

Unordnung am Arbeitsplatz und zu Hause schafft Unordnung im Kopf und verzögert die Denkprozesse. Lernt jetzt schon Ordnung zu schaffen und probiert verschiedene Systeme aus. Tauscht Euch untereinander aus. Fragt Eure Assistenten, Professoren, Mitarbeiter und Arbeitgeber nach Tipps. Ab und zu können auch „erfahrene“ Architekten daran erinnert werden, Ordnung zu schaffen.

Zusammenfassung

Schafft Ordnung in folgenden Bereichen: Gedanken, Computer, Arbeitsplatz, Wohnung, Agenda, Referenzen. Macht Platz für Eure Kreativität!

Dies war der 3. Teil in dieser Beitragsreihe.

Wir Sind offen für Inputs, Fragen und Kritik.

Schreibt uns weiter unten oder schickt uns ein Mail ➡️ aksbigiblog@gmail.com

Bis Bald im 4. Teil: Planung der Planung

Liebe Grüsse

Eure bigi’s

Den bigi.blog unterstützen!

bigi.blog fan shop

Impressum

0 Kommentare zu “Zeitmanagement 3 / Ordnung

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden /  Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden /  Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden /  Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden /  Ändern )

Verbinde mit %s

%d Bloggern gefällt das: